Tradycyjny proces przyjmowania nowego pracownika potrafi rozciągać się na wiele dni, generując przy tym dziesiątki zbędnych wydruków. Pewnie doskonale znasz ten moment, gdy sterta formularzy, umów oraz oświadczeń paraliżuje dział kadr i spowalnia pierwszy dzień pracy nowo zatrudnionej osoby. Na szczęście nowoczesne rozwiązania do zdalnego podpisywania dokumentacji pozwalają całkowicie odejść od archaicznych metod na rzecz procedur bezpapierowych. Przejście na formę cyfrową eliminuje niepotrzebny stres, przyspiesza formalności i buduje profesjonalny wizerunek organizacji w oczach kandydatów. Dzięki odpowiednim narzędziom możesz sprawnie przeprojektować swoje dotychczasowe standardy i uprościć formalności sobie i pracownikom.
Czym jest cyfrowy onboarding i z jakiego powodu szybko zyskuje popularność?
Cyfrowy onboarding to w pełni zdigitalizowany proces wprowadzania nowego pracownika do organizacji, który zyskuje ogromną popularność dzięki eliminacji papierowych dokumentów oraz znacznemu skróceniu czasu obsługi formalności. Przeniesienie procedury zawierania umów do przestrzeni online eliminuje konieczność fizycznej wizyty w biurze tylko po to, by złożyć ręczny podpis na umowie. Kandydaci wysoko cenią sobie elastyczność i wygodę, jakie wiążą się ze sprawną obsługą zdalną. Taka zmiana sprawia, że wdrożenie nowego pracownika staje się wygodne i prostsze dla każdej ze stron.
Jak przebiega cyfrowy onboarding?
Cyfrowy onboarding rozpoczyna się od automatycznego przygotowania dokumentów na podstawie danych nowego pracownika. Następnie kandydat potwierdza swoją tożsamość online, zapoznaje się z dokumentami i podpisuje je elektronicznie – bez drukowania czy wizyty w biurze. Podpisane dokumenty trafiają od razu do elektronicznej dokumentacji pracowniczej, dzięki czemu nie ma potrzeby ich skanowania ani przechowywania w papierowej formie. Ostatnim etapem jest przekazanie dostępu do niezbędnych systemów oraz materiałów wdrożeniowych, co pozwala nowemu pracownikowi szybko rozpocząć pracę.
Najczęściej proces obejmuje:
- automatyczne przygotowanie umowy i pozostałych dokumentów,
- zdalną weryfikację tożsamości,
- podpisanie dokumentów podpisem elektronicznym,
- przekazanie dostępów do systemów oraz materiałów wdrożeniowych.
Jakie korzyści przynosi elektroniczny obieg dokumentów?
Elektroniczny obieg dokumentów usprawnia formalności zarówno po stronie pracodawcy, jak i nowego pracownika. Dział HR może ograniczyć czas poświęcany na przygotowanie, drukowanie, skanowanie i archiwizowanie dokumentów, co przekłada się na sprawniejszą obsługę procesu zatrudnienia. Z kolei pracownik może zapoznać się z dokumentami i podpisać je z dowolnego miejsca, bez konieczności wizyty w biurze.
Cyfrowa dokumentacja ułatwia również przechowywanie i wyszukiwanie dokumentów oraz ogranicza ryzyko zagubienia papierowych akt. W automatyzacji tego procesu pomagają rozwiązania, takie jak platforma SIGNIUS, która umożliwia elektroniczne podpisywanie dokumentów i zdalną weryfikację tożsamości. Dzięki temu formalności można zakończyć jeszcze przed pierwszym dniem pracy, a nowy pracownik od początku może skupić się na swoich obowiązkach.
Czy zamknięcie formalności rekrutacyjnych w 10 minut jest naprawdę możliwe?
Zamknięcie formalności w zaledwie dziesięć minut staje się jak najbardziej możliwe wraz z digitalizacją procesów HR, uwzględniającą podpis cyfrowy. Czas trwania całego procesu zależy przede wszystkim od stopnia automatyzacji oraz integracji wykorzystywanych systemów. Jeśli dokumenty są generowane automatycznie, a pracownik może potwierdzić swoją tożsamość i podpisać je online, formalności można zamknąć w ciągu kilkunastu, a nawet około 10 minut. Nie ma potrzeby drukowania dokumentów, wysyłania ich pocztą ani ręcznego przekazywania między działami. Dobrze zaprojektowany proces pozwala znacząco skrócić czas potrzebny na dopełnienie formalności i sprawnie przygotować nowego pracownika do rozpoczęcia pracy.
Cyfrowy onboarding pozwala uprościć formalności związane z zatrudnieniem i ograniczyć liczbę papierowych dokumentów. Dzięki automatyzacji proces przebiega sprawniej, a nowy pracownik może podpisać niezbędne dokumenty i uzyskać dostęp do firmowych narzędzi jeszcze przed rozpoczęciem pracy. To oszczędność czasu zarówno dla działu HR, jak i zatrudnianej osoby oraz sposób na lepszą organizację całego procesu. Warto przeanalizować obecne procedury i sprawdzić, które z nich można przenieść do środowiska cyfrowego.
