Faktura nie musi już krążyć między działem zakupów, managerem i księgowością w formie papierowego dokumentu albo załącznika do wiadomości e-mail. Elektroniczny obieg faktur pozwala uporządkować cały proces. Od momentu otrzymania dokumentu, przez jego weryfikację i akceptację, aż po przekazanie danych do księgowości i archiwizację. Ma to szczególne znaczenie w 2026 roku, gdy cyfryzacja fakturowania nabiera dodatkowego znaczenia wraz z wdrażaniem Krajowego Systemu e-Faktur.
Warto przy tym rozróżnić samą fakturę elektroniczną od zautomatyzowanego obiegu dokumentów. Faktura może być zwykłym plikiem PDF wysłanym e-mailem. Elektroniczny obieg to natomiast cały proces zarządzania dokumentem. System określa, kto powinien go sprawdzić, kto zatwierdzić, kiedy przekazać go do księgowości i gdzie go przechowywać.
Na czym polega elektroniczny obieg faktur?
Elektroniczny obieg faktur to uporządkowany proces, w którym dokument jest przyjmowany, rejestrowany, weryfikowany, zatwierdzany i archiwizowany w systemie informatycznym. Poszczególne etapy mogą być wykonywane przez różne osoby, a system automatycznie przekazuje fakturę do kolejnego uczestnika procesu.
W praktyce może to wyglądać następująco:
- faktura trafia do systemu z KSeF, poczty elektronicznej lub innego źródła,
- dane dokumentu są odczytywane i rejestrowane,
- faktura trafia do osoby odpowiedzialnej za jej merytoryczną weryfikację,
- właściwy pracownik akceptuje koszt,
- dokument jest przekazywany do księgowości,
- dane trafiają do programu finansowo-księgowego,
- faktura zostaje zarchiwizowana i można ją później szybko odnaleźć.
Tak skonfigurowany proces eliminuje konieczność ręcznego przekazywania dokumentów i pozwala określić, na jakim etapie znajduje się każda faktura. Podobny model działania opisują materiały dotyczące elektronicznego obiegu dokumentów. Wskazują między innymi na automatyczne pobieranie danych, ścieżki akceptacji oraz przekazywanie dokumentów do księgowania.
Czym różni się elektroniczna faktura od elektronicznego obiegu?
To dwa różne pojęcia, choć często są ze sobą utożsamiane.
Elektroniczna faktura może być dokumentem w dowolnym formacie elektronicznym, na przykład PDF-em wysłanym pocztą elektroniczną. Ministerstwo Finansów wyraźnie rozróżnia taką fakturę od faktury ustrukturyzowanej. Ta druga jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu KSeF, ma format XML oraz otrzymuje unikalny numer KSeF.
Elektroniczny obieg faktur obejmuje natomiast proces, który następuje przed i po otrzymaniu dokumentu. Samo otrzymanie faktury w formie cyfrowej nie oznacza jeszcze automatyzacji. Jeśli pracownik nadal musi ręcznie przepisywać dane, wysyłać dokument do managera i sprawdzać skrzynkę e-mail w poszukiwaniu informacji o akceptacji, firma wciąż ma do czynienia z częściowo ręcznym procesem.
Jak wygląda elektroniczny obieg faktury w praktyce?
Co dzieje się z fakturą po jej otrzymaniu?
Pierwszym etapem jest rejestracja dokumentu. W przypadku faktur ustrukturyzowanych dane mają postać XML, dzięki czemu mogą być odczytywane bez przepisywania informacji z dokumentu. Ministerstwo Finansów wskazuje, że faktury ustrukturyzowane są wystawiane według określonej struktury logicznej FA(3).
Inaczej wygląda sytuacja w przypadku dokumentów, które nadal trafiają do firmy poza KSeF. Mogą to być między innymi faktury zagraniczne, skany, zdjęcia dokumentów czy inne dokumenty kosztowe. W takim przypadku przydatne jest OCR, które pozwala automatycznie odczytać najważniejsze informacje.
Następnie faktura może zostać skierowana do odpowiedniego pracownika. Przykładowo faktura za usługę marketingową trafia do osoby odpowiedzialnej za marketing, dokument dotyczący zakupu materiałów do kierownika działu zakupów, a następnie do księgowości.
Kto powinien zatwierdzać faktury?
Nie ma jednego modelu odpowiedniego dla każdej organizacji. Ścieżka akceptacji powinna wynikać z wewnętrznych zasad firmy.
W niewielkim przedsiębiorstwie fakturę może zatwierdzać bezpośrednio właściciel. W większej organizacji proces może być bardziej rozbudowany. Dokument najpierw sprawdza pracownik odpowiedzialny za zakup, następnie manager działu, a na końcu księgowość.
Ważne jest, aby każdy etap miał jasno określonego właściciela. Pozwala to uniknąć sytuacji, w której faktura przez kilka dni pozostaje w skrzynce odbiorczej jednej osoby, a nikt nie wie, dlaczego nie została jeszcze zaksięgowana.
Rozwiązania do elektronicznego obiegu dokumentów pozwalają definiować użytkowników, grupy oraz ścieżki przekazywania i akceptacji dokumentów. Takie funkcje oferuje również SaldeoSMART.
Jakie są najważniejsze korzyści z elektronicznego obiegu faktur?
Największą wartością nie jest samo zastąpienie papieru plikiem cyfrowym. Istotniejsza jest możliwość uporządkowania procesu i ograniczenia liczby czynności wykonywanych ręcznie.
| Obszar | Tradycyjny obieg | Elektroniczny obieg |
| Przekazanie faktury | E-mail, papier, ręczne przekazywanie | Automatyczne skierowanie do właściwej osoby |
| Weryfikacja | Ręczne sprawdzanie dokumentu | Możliwość automatyzacji i kontroli danych |
| Akceptacja | E-mail lub podpis na dokumencie | Akceptacja w systemie |
| Kontrola statusu | Telefony i wiadomości | Status widoczny w systemie |
| Księgowanie | Ręczne przekazywanie dokumentów | Integracja z systemem księgowym |
| Archiwizacja | Segregatory lub foldery | Cyfrowe archiwum |
| Wyszukiwanie | Przeglądanie dokumentów | Wyszukiwarka i filtrowanie |
Cyfryzacja może ograniczyć także koszty związane z papierem, drukowaniem i fizycznym archiwum. W materiałach dotyczących elektronicznego obiegu dokumentów wskazano również na oszczędność czasu i przestrzeni oraz możliwość automatyzacji powtarzalnych czynności.
Czy elektroniczny obieg faktur działa razem z KSeF?
Tak, a znaczenie tej integracji będzie rosło wraz z upowszechnieniem KSeF.
KSeF służy do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Ministerstwo Finansów wskazuje, że korzystanie z systemu może odbywać się zarówno przez bezpłatne narzędzia administracji, jak i programy finansowo-księgowe zintegrowane z KSeF poprzez API.
W praktyce KSeF może więc stać się jednym ze źródeł dokumentów w firmowym obiegu. Faktura zostaje pobrana z systemu, a następnie może zostać przekazana do wewnętrznej ścieżki akceptacji.
To ważne rozróżnienie. KSeF centralizuje wymianę faktur ustrukturyzowanych, ale nie zastępuje wszystkich wewnętrznych procesów przedsiębiorstwa. Firma nadal musi zdecydować, kto sprawdza dokument, kto odpowiada za akceptację kosztu oraz w jaki sposób faktura trafia do księgowości.
Jak długo należy przechowywać faktury elektroniczne?
KSeF przewiduje przechowywanie faktur ustrukturyzowanych przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym faktura została wystawiona. Ministerstwo Finansów wskazuje również, że jeśli okres ten zakończyłby się przed upływem terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, podatnik powinien przechowywać dokument poza KSeF do czasu upływu tego terminu.
W przypadku własnego elektronicznego archiwum istotne jest nie tylko przechowywanie dokumentów, ale również możliwość ich szybkiego odnalezienia i udostępnienia. W interpretacji indywidualnej Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wskazał na znaczenie zapewnienia organom podatkowym bezzwłocznego dostępu do elektronicznie przechowywanych faktur oraz możliwości ich pobrania i przetwarzania.
Dlatego cyfrowe archiwum powinno być czymś więcej niż folderem pełnym plików. Powinno umożliwiać wyszukiwanie dokumentów według określonych parametrów i kontrolowanie dostępu do danych.
Czy elektroniczny obieg faktur jest bezpieczny?
Bezpieczeństwo zależy przede wszystkim od sposobu wdrożenia systemu. Samo przechowywanie dokumentów w formie cyfrowej nie gwarantuje ochrony danych.
Warto zwrócić uwagę na zarządzanie uprawnieniami, historię zmian, kopie zapasowe, szyfrowanie oraz mechanizmy uwierzytelniania użytkowników. Każda osoba powinna mieć dostęp wyłącznie do dokumentów i funkcji, których potrzebuje do wykonywania swoich obowiązków.
Istotna jest także możliwość sprawdzenia historii dokumentu. W razie problemu warto wiedzieć, kto zatwierdził fakturę, kiedy dokonano zmiany i na jakim etapie znajduje się dokument.
Jak wdrożyć elektroniczny obieg faktur w firmie?
Czy warto od razu cyfryzować wszystkie dokumenty?
Nie zawsze. Lepszym rozwiązaniem może być rozpoczęcie od jednego procesu, na przykład faktur zakupowych. Pozwala to sprawdzić, gdzie pojawiają się problemy i jak pracownicy reagują na zmianę.
Dobrym punktem wyjścia jest przeanalizowanie obecnej drogi faktury. Należy ustalić, skąd dokumenty przychodzą, kto je odbiera, kto sprawdza, kto zatwierdza, gdzie trafiają po akceptacji i jak są archiwizowane.
Następnie można zaprojektować docelową ścieżkę. W praktyce wdrożenie powinno obejmować analizę procesów, konfigurację obiegu, określenie uprawnień oraz uruchomienie systemu. Taki wieloetapowy model wdrożenia jest również stosowany przy konfiguracji obiegu dokumentów w SaldeoSMART.
Jak sprawdzić, czy wdrożenie rzeczywiście działa?
Warto mierzyć konkretne parametry. Dobrym punktem odniesienia jest średni czas obsługi faktury, liczba dokumentów oczekujących na akceptację, liczba ręcznych poprawek oraz czas potrzebny na odnalezienie konkretnego dokumentu.
Takie podejście pozwala ocenić efekt wdrożenia na podstawie danych, a nie subiektywnego wrażenia pracowników. Jest to szczególnie ważne w większych firmach, gdzie nawet niewielkie skrócenie czasu obsługi pojedynczej faktury może przełożyć się na znaczącą oszczędność w skali miesiąca.
Czy elektroniczny obieg faktur zastąpi księgowych?
Nie. Automatyzacja zmienia przede wszystkim charakter wykonywanych zadań. Czynności powtarzalne, takie jak przepisywanie danych czy ręczne przekazywanie dokumentów, mogą zostać ograniczone. Więcej czasu można natomiast przeznaczyć na kontrolę poprawności, analizę danych, zarządzanie kosztami i doradztwo.
Wraz z rozwojem KSeF rośnie znaczenie danych ustrukturyzowanych, które mogą być automatycznie przekazywane pomiędzy systemami. Ministerstwo Finansów wskazuje, że jednym z celów KSeF jest cyfryzacja procesów fakturowania i księgowania oraz ograniczenie błędów przy wystawianiu dokumentów.
Dobrze zaprojektowany elektroniczny obieg nie ma więc na celu wyeliminowania człowieka z procesu. Jego zadaniem jest przede wszystkim ograniczenie pracy, która nie wymaga wiedzy eksperckiej, i uporządkowanie odpowiedzialności za poszczególne etapy.
Jak zacząć cyfryzację obiegu faktur?
Najlepiej zacząć od analizy obecnego procesu. Warto sprawdzić, ile kanałów wykorzystywanych jest do dostarczania faktur, ile osób uczestniczy w akceptacji dokumentów oraz gdzie najczęściej powstają opóźnienia.
Następnie należy wybrać rozwiązanie, które integruje się z wykorzystywanym oprogramowaniem księgowym i obsługuje źródła dokumentów używane w firmie. Istotne będą również OCR, automatyczne przekazywanie dokumentów, elektroniczna akceptacja, wyszukiwarka oraz kontrola uprawnień.
Największą wartość przynosi nie samo przejście z papieru na pliki cyfrowe, ale zaprojektowanie procesu tak, aby dokument od początku do końca miał jasno określoną drogę. Wtedy elektroniczny obieg staje się realnym narzędziem zarządzania pracą, a nie tylko cyfrowym archiwum.
Wdrożenie warto rozpocząć od jednego mierzalnego procesu, przetestować go w praktyce i dopiero później rozszerzać na kolejne rodzaje dokumentów. Takie podejście ogranicza ryzyko dezorganizacji pracy i pozwala dopasować system do rzeczywistych potrzeb przedsiębiorstwa.
Źródła:
- https://ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/faktura-ustrukturyzowana-i-struktura-logiczna-fa/
- https://ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/zakres-obowiazkowego-ksef/
- https://ksef.podatki.gov.pl/pytania-i-odpowiedzi-ksef-20/
- https://ksef.podatki.gov.pl/ksef-news/zasady-obowiazywania-ksef-i-przepisy-prawne/
- https://eureka.mf.gov.pl/informacje/podglad/640677
