Wraz z rozwojem się firmy dochodzi do wzrostu liczby pracowników, ale też wymagań w zakresie rozliczania czasu pracy. Wówczas przedsiębiorstwa poszukują nowoczesnych rozwiązań, które usprawnią ich pracę oraz uskutecznią zarządzanie obecnością zespołu. W takich sytuacjach jednym z najtrafniejszych rozwiązań jest system RCP.
Dlaczego ręczna ewidencja czasu pracy przestaje wystarczać?
Przez lata ewidencjonowanie czasu pracy odbywało się za pomocą ręcznych list obecności. Ich wykorzystywanie swoją największą popularność miało w niewielkich firmach, gdzie zatrudnia się kilku pracowników. Problemy zaczęły pojawiać się wtedy, gdy przedsiębiorstwa postawiły na rozwój, a liczba zatrudnionych, zmian i zadań znacznie się zwiększyła.
W tym przypadku dużo łatwiej o pomyłkę przy ręcznym zapisywaniu nieobecności, urlopów, czy spóźnień. Do tego dochodzi tworzenie raportów, a dostęp do danych bywa utrudniony. Jest to bardzo czasochłonny proces, który można skrócić, stawiając na system rejestracji czasu pracy.
Czym jest system RCP i kiedy firma zaczyna go potrzebować?
Aby jasno wytłumaczyć, co sprawia, że coraz więcej firm decyduje się na system RCP, warto wyjaśnić, czym on właściwie jest. Jest to narzędzie umożliwiające automatyczne gromadzenie danych dotyczących czasu pracy pracowników. Rozwiązanie może wykorzystywać aplikacje, identyfikatory, czy kody PIN, które posłużą do rejestracji obecności.
Kiedy jednak przychodzi moment, gdy firma decyduje się na jego wykorzystanie? Wśród najczęstszych powodów wymienia się oczywiście:
- Wzrost liczby pracowników,
- Potrzeba wglądu kierowców w obecność pracowników w siedzibie,
- Rozliczanie nadgodzin, nieobecności, czy spóźnień,
- Zrozumienie, że ręczna ewidencja zabiera sporo czasu,
- Przedsiębiorstwo pracuje zmianowo.
Jak działa system RCP i jakie dane pomaga uporządkować?
Jak już zostało wspomniane system RCP, niesie za sobą wiele zalet, a to za sprawą rozległego działania. Jest on w stanie zapisywać wskazane zdarzenia powiązane z obecnością pracowników, porządkując je w jednym miejscu. W rezultacie dane są dostępne dla działów, które potrzebują na przykład rozliczyć pracowników.
Rejestracja wejść, wyjść i przerw
Wśród najbardziej podstawowych działań systemu RCP wymienia się właśnie aspekt rejestracji pojawiania się pracownika w pracy i wychodzenia z niej. Ponadto narzędzie bierze także pod uwagę momenty przerw, czy wyjść służbowych w ciągu wykonywanych obowiązków. Dzięki temu można uzyskać obraz realnie przepracowanego czasu, bez konieczności ręcznego przepisywania.
Nadgodziny, absencje i spóźnienia
System odpowiada za automatyczną identyfikację sytuacji, które wymagają nieco bardziej szczegółowej analizy. Mowa tutaj zarówno o nadgodzinach, jak i nieobecnościach, czy spóźnieniach. Dzięki temu kierowcy i HR mogą reagować szybciej, by zażegnać problemy organizacyjne.
Raporty dla HR, kadr i kierowników
Wśród najważniejszych zalet systemu RCP znajduje się oczywiście możliwość generowania raportów na podstawie danych, które ten już zebrał. Użytkownicy mają wówczas szansę na analizę czasu pracy, frekwencji, czy liczby nadgodzin nie spędzając masy czasu na tworzeniu takich dokumentów ręcznie.
Jakie problemy w firmie rozwiązuje dobrze wdrożony system rejestracji czasu pracy?
Nie da się ukryć, że system RCP w sytuacji, gdy zostanie prawidłowo wdrożony, ma znaczące działanie na sprawność funkcjonowania całej firmy. Idealnym tego odzwierciedleniem jest fakt, że pozwala na:
Mniej błędów w rozliczeniach
Jak już napomknęliśmy, ręczne działanie na sporej ilość danych może powodować błędy w rozliczeniach. Automatyczne gromadzenie danych przez system ogranicza ryzyko pomyłek. W rezultacie liczba korekt, czy problemów z realizacjami maleje.
Lepsza kontrola nad kosztami pracy
Dzięki dostępowi do szczegółowych informacji tj. nadgodziny, frekwencja, czy czas poświęcany na zadania, można jasno przeanalizować koszty. Dzięki temu przedsiębiorstwo skuteczniej osadzi konkretne zmiany, ale także zidentyfikuje obszary wymagające analizy i optymalizacji np. regularne przestoje.
Szybszy dostęp do danych o obecności pracowników
Brak ręcznej ewidencji powoduje, że osoby potrzebujące dostępu do danych o frekwencji pracowników, może z łatwością je odnaleźć właśnie w systemie RCP. Kierownicy mogą ekspresowo sprawdzić stan załogi, a dział HR sprawniej działa w zakresie tworzenia raportów i ich analiz.
Na co zwrócić uwagę przy wyborze systemu RCP?
Nie da się ukryć, że wszystkie zalety systemów RCP są oczywiście zawarte w ich konkretnych modelach. Warto mieć świadomość, jakie kwestie brać pod uwagę przy wyborze takiego systemu.
Dopasowanie do wielkości i struktury firmy
System powinien odpowiadać zarówno skali firmy, jak i specyfice procesów zewnętrznych. Zaawansowane narzędzia tego rodzaju umożliwiają personalizacje RCP właśnie pod potrzeby konkretnej organizacji.
Integracja z systemami kadrowo-płacowymi
Wśród najistotniejszych elementów systemów RCP znajduje się oczywiście integracja z wykorzystywanymi już w przedsiębiorstwie systemami kadrowo-płacowymi. W rezultacie dane są ekspresowo przesyłane między poszczególnymi narzędziami, usprawniając cały proces.
Elastyczność, bezpieczeństwo i możliwość rozbudowy
Dobre rozwiązanie powinno umożliwiać rozwój wraz z firmą. Oznacza to, że jeśli w przedsiębiorstwie zachodzą duże zmiany, to system RCP powinien być w stanie je udźwignąć i posiadać opcję rozbudowy, kiedy zajdzie taka potrzeba.
System RCP w firmie produkcyjnej, usługowej i wielooddziałowej – Różne potrzeby, jedno narzędzie
Firmy funkcjonujące w rozmaitych branżach mierzą się z różnymi przeciwnościami, jednak każda z nich musi dokonywać ewidencji czasu pracy. W przypadku przedsiębiorstw związanych z produkcją system RCP świetnie przydaje się w zakresie rozliczania wykonywania obowiązków w podziałach na zmiany i w kwestii nadgodzin.
Jeśli chodzi o branżę usługową, to w tym przypadku firmy korzystają na szybkim dostępie do informacji o frekwencji pracowników, ale i przy tworzeniu grafików właśnie z pomocą systemu RCP. Z kolei firmy wielooddziałowe potrzebują centralnego systemu, który pozwoli im na nadzorowanie personelu w różnych lokalizacjach.
Czerwone flagi przy wyborze systemu do ewidencji czasu pracy
Podczas wyboru systemu rejestracji czasu pracy mogą pojawić się sygnały alarmujące. Co właściwie należy do takich czerwonych flag?
- Brak integracji z systemami kadrowo-płacowymi,
- Uniemożliwienie rozbudowy i personalizacji systemu,
- Mało możliwości w zakresie raportowania,
- Brak wsparcia w zakresie problemów technicznych,
- Niezagwarantowanie wysokiego poziomu ochrony danych.
To właśnie te sygnały mogą świadczyć o tym, że system, nad którym się zastanawiacie, nie jest najlepszym wyborem.
Wdrożenie systemu RCP – Jak przygotować firmę do zmiany?
Oczywiście taki sposób ewidencjonowania czasu pracy jest ogromną zmianą dla firmy. Skuteczne wdrożenie systemu powinno się rozpocząć od analizy obecnych procesów, jak również określenia celów biznesowych. Trafnym rozwiązaniem jest identyfikacja problemów, które są obecne i związane właśnie z czasem pracy. Równie ważne jest ustalenie oczekiwań w zakresie konkretnych działów.
Nie da się ukryć, że to przede wszystkim zmiana dla pracowników. Z tego względu należy ich odpowiednio do tego przygotować. Do tego przydadzą się szkolenia, które usprawnią cały ten proces oraz pozwolą na szybsze rozpoczęcie korzystania z narzędzi przez użytkowników.
Niemniej ważna jest oczywiście współpraca z firmą, która odpowiada za system RCP. Doradca z takiej organizacji pomoże dobrać najskuteczniejszą opcję dla branży, wielkości i sposobu organizacji waszego przedsiębiorstwa.
Polsystem – Rozwiązania RCP dla firm, które potrzebują kontroli, integracji i skalowalności
Firmy, które szukają sprawdzonych miejsc, oferujących system RCP zwracają uwagę na kwestię funkcjonalności, integracji z systemami kadrowo-płacowymi, opcją personalizacji, czy rozbudowy narzędzia przy rozwijaniu się przedsiębiorstwa. Wszystkie te elementy znajdują się w narzędziu, jakim jest system RCP od Polsystem.
Polsystem umożliwia rozwiązania, które pomagają usprawniać procesy kadrowe, kontrolować obecność pracowników, automatyzując ewidencję czasu pracy i oszczędzając czas całej organizacji. Dzięki integracji z wewnętrznymi narzędziami firm doskonale sprawdza się przy współpracy z organizacjami wielooddziałowymi, jak i tymi mniejszymi.
Podsumowanie: System RCP jako wsparcie dla HR, kierowników i całej organizacji
Nie da się ukryć, że system rejestracji czasu pracy jest nieocenioną pomocą dla firm należących do rozmaitych branż. To znacznie więcej niż lista obecności. Dzięki temu narzędziu wspieracie kontrolę kosztów pracy, zarządzanie pracownikami, ale i automatyzację procesów kadrowych.
Na dodatek otrzymujecie opcję precyzyjnego i jednocześnie automatycznego gromadzenia danych, co pozwala na zminimalizowanie ryzyka błędów. Usprawniacie tym samym rozliczenia, ale także zyskujecie dostęp do aktualnych informacji o czasie pracy personelu. Pamiętajcie, że wraz z rozwojem firmy wzrasta znaczenie sprawnej ewidencji czasu pracy.
